Cuánto cuesta automatizar la administración industrial

Pasa casi siempre en el mismo minuto de la llamada: ya hemos hablado de qué se puede automatizar y por dónde empezar, y llega la pregunta que de verdad decide si el proyecto avanza. “¿Y esto cuánto cuesta?” La hemos recibido en las últimas siete conversaciones de venta, sin excepción.

La respuesta corta es “depende”, y es cierta. El problema es que “depende” sin explicar de qué no vale nada. Google está lleno de agencias que dan un rango en euros y lo dejan ahí. Ese rango casi nunca sirve para una empresa industrial, porque el factor que más mueve el precio en tu caso ni siquiera aparece en esas páginas: cómo te conectas a tu ERP.

Por qué el rango que te ha dado la última agencia no sirve para tu caso

No hay un precio de catálogo porque no hay un proyecto estándar. Lo que fija el rango son tres cosas: por qué vía te conectas a tu ERP (API, modelo local o export periódico), cuántos sistemas cruza el proceso que quieres automatizar, y cuánto te cuesta hoy seguir haciéndolo a mano. Esa última cifra es la que decide si compensa.

Las páginas que rankean para “cuánto cuesta automatizar con IA” dan tablas de precio por tipo de proyecto. Según una de las más completas del sector, automatizar varios procesos se mueve entre 2.000 y 15.000€, con factores como “número de procesos” o “volumen de datos”. Es un dato cierto y a la vez casi inútil para una empresa industrial, porque no dice qué pasa cuando el proceso vive en un SAP Business One de hace diez años, en un Sage 200 sin API activa, o directamente en un ERP en Cobol que nadie se atreve a tocar. Y eso es justo lo que más cambia el presupuesto.

Lo que de verdad mueve el precio: la vía de acceso a tu ERP

Ya explicamos que hay tres formas reales de sacarle datos a un ERP sin tocarlo: la API nativa cuando existe, un modelo local cuando el dato no puede salir de la empresa, y el export periódico cuando no queda otra. Cada una tiene un coste distinto, y no tanto por la tecnología en sí como por cuánto dependes de terceros y cuánto mantenimiento exige después.

Un mismo proceso, conciliar pedidos entre el ERP y el CRM por ejemplo, puede costar la mitad o el doble solo por cuál de las tres vías te toca. Y si tu ERP corre directamente en Cobol, el planteamiento cambia de vías pero no de fondo: ni siquiera ahí hace falta tocar una línea del programa, aunque ahí se resuelve leyendo la pantalla, aprovechando un export que ya existe o pactando un fichero plano con quien mantiene el sistema. Ninguna tabla de rangos genérica te lo va a decir, porque para saberlo primero hay que mirar tu ERP, no el de la media del mercado.

El número que nadie más te da: cuánto cuesta seguir sin automatizar

Ninguna de las páginas que hablan de precio de automatización habla del otro lado de la ecuación: cuánto cuesta hoy no hacerlo. Es la pregunta que de verdad decide si un proyecto compensa, y es la que usamos en cada llamada antes de hablar de presupuesto.

El cálculo se hace con una calculadora, no con una tabla de rangos: horas que dedica el equipo al proceso cada semana, multiplicadas por las personas que lo hacen, por el coste por hora cargado (sueldo más seguridad social, no solo el bruto), por las semanas que trabaja al año.

Un ejemplo con números redondos, no un caso real: dos personas de administración dedican 3 horas a la semana a conciliar pedidos entre el ERP y el CRM. A 25€/hora cargado y 46 semanas laborables, ese único proceso cuesta unos 6.900€ al año solo en horas, antes de contar un pedido mal tecleado o un cliente que espera confirmación un día de más. Con ese número encima de la mesa, un proyecto de 8.000€ dice algo muy distinto a un proyecto de 8.000€ sin él.

Un caso real, con las piezas puestas

En Carrera Cars, un concesionario de coches gestionado por una sola persona, el proyecto no fue “automatizar un proceso”: fue meter la captación de leads, las finanzas, el CRM y el stock en un mismo sistema, operado desde WhatsApp. El resultado publicable: un 60% menos de leads no aptos llegando al comercial, con respuesta inmediata las 24 horas, y la empresa entera llevada por una persona sin ampliar el equipo.

Ese alcance (cuatro áreas conectadas, no un solo proceso) es lo que sitúa un proyecto en la parte alta del rango en vez de en la baja. Cuantos más sistemas cruza lo que automatizas, más presupuesto necesita, y también más coste de inacción tenías antes de empezar.

Antes de pedir presupuesto, comprueba esto

Antes de pedir precio a nadie, hay una pregunta que ahorra dinero: ¿ya pagas por algo que cubre parte de esto? Si tu ERP es reciente, puede que ya tengas activado un copiloto del fabricante (Sage Copilot, el copiloto de Business Central) que resuelve la parte del proceso que vive dentro del ERP. El copiloto que ya viene con tu ERP no cubre esto: hace bien su trabajo dentro de su propio sistema, pero no toca el proceso que cruza a tu CRM, a tu Excel de ventas o al correo de un proveedor.

Eso significa que el presupuesto de tu proyecto no tiene por qué cubrir lo que el ERP ya resuelve solo. Cubre exactamente el puente que falta, que normalmente es más barato y más rápido de construir que “automatizar la empresa entera”, la frase que usan las agencias que venden por proceso y no por resultado.

Cuándo el precio no es tu problema todavía

Hay casos donde ni siquiera merece la pena entrar en esta conversación. Si el proceso que te molesta ocupa menos de un par de horas a la semana, lo hacen dos personas y cambia de forma cada pocos meses porque el negocio todavía está definiendo cómo quiere trabajar, el problema no es el precio: es que el proceso no está maduro para automatizarse. Automatizar algo inestable sale caro dos veces, la primera al construirlo y la segunda al rehacerlo en cuanto cambie.

Cuando el proceso lleva años igual, cruza sistemas y se repite todas las semanas, ahí sí hay un presupuesto real que calcular. Depende de las tres cosas de las que habla este artículo: la vía de acceso a tu ERP, cuántos sistemas cruza y cuánto te cuesta hoy no tenerlo resuelto.

Si quieres saber cuál es tu rango real, sin el genérico de una tabla, eso es lo que sale de una conversación de 30 minutos: le ponemos precio a tu caso concreto, con tus horas, tus personas y tu ERP encima de la mesa.

Escrito por Álvaro Pescador, co-fundador de Made to Scale, que se sienta en estas llamadas cada semana.