Qué automatizar en los primeros 100 días tras comprar una empresa

El día después de firmar, casi nadie piensa en sistemas. Se piensa en clientes, en si el equipo va a quedarse, en si el banco mantiene las líneas de crédito. Y sin embargo lo primero que falla en las semanas siguientes no es nada de eso: es que ya no hay nadie que sepa dónde vive la información que el antiguo dueño llevaba en la cabeza.

Por qué los primeros 100 días son para ver el negocio, no para cambiarlo

En los primeros 100 días no hay tiempo para cambiar de sistema, solo para verlo. La prioridad es auditar qué procesos dependen de una persona o de información que no está escrita en ningún sitio, y automatizar la visibilidad de esos procesos, no sustituirlos todavía. Cambiar de sistema viene después, con el negocio ya entendido.

Tiene sentido que sea así: según datos del Instituto para la Empresa Familiar recogidos por Cesce, poco más del 10% de las pymes españolas tiene un plan de sucesión detallado, y en microempresas la cifra baja de ese 10%. Eso significa que la mayoría de las compras de empresa —por relevo generacional, por MBI o por adquisición directa— llegan a un negocio que nunca se preparó para cambiar de manos. Nadie documentó nada porque nadie planeó irse tan pronto.

Lo que desaparece con el vendedor si no se documenta antes

En una empresa que lleva 20 o 30 años funcionando igual, buena parte del conocimiento operativo no está en ningún sistema. Está en la cabeza de dos o tres personas, y una de ellas suele ser precisamente la que se va.

Por ejemplo, esto es lo que hemos visto repetirse en casi cualquier pyme industrial:

• El pedido que se confirma por WhatsApp. El jefe de compras anterior sabe qué proveedor responde rápido y cuál necesita una llamada de recordatorio a los tres días. Ese criterio no está escrito en ningún sitio: vive en su memoria y en su móvil.
• La hoja de cálculo del comercial. Ahí suelen estar los precios reales pactados con cada cliente, que no siempre coinciden con la tarifa oficial del ERP. Si esa persona se va o cambia de rol, el nuevo gerente factura a ciegas durante meses.
• El ERP con módulos a medio usar. Es habitual encontrar un Sage 200 o un SAP Business One con años de antigüedad donde solo una persona sabe qué campos son fiables y cuáles se dejaron de rellenar hace tiempo. El dato está ahí, pero nadie más sabe distinguir el bueno del obsoleto.

Ninguno de estos tres casos se resuelve comprando un ERP nuevo. Se resuelve preguntando y documentando antes de que la persona que lo sabe deje de estar disponible.

Qué automatizar primero: visibilidad antes que eficiencia

La tentación en los primeros meses es automatizar lo primero que se ve mal: un proceso lento, una tarea repetitiva, algo que “cualquier consultor diría que hay que arreglar”. El problema es que automatizar un proceso que todavía no se entiende del todo suele fijar en código los mismos vicios que tenía en Excel, solo que ahora es más difícil de tocar.

Lo que sí rinde en esta fase es automatizar la visibilidad: que la información que hoy está repartida entre un ERP, una hoja de cálculo y un WhatsApp empiece a converger en un solo sitio donde el nuevo gerente pueda mirar, aunque el proceso de fondo siga siendo el mismo durante un tiempo. Es la misma lógica que ya vale para un ERP legacy que nadie quiere tocar: conectar sin sustituir el sistema que ya usan, para no perder meses en una migración antes de saber si hace falta.

Esa visibilidad temprana es también la que permite decidir con criterio qué merece la pena presupuestar en un proyecto de automatización más adelante, y qué es simplemente un proceso mal documentado que se arregla con una plantilla y una persona formada.

Una auditoría de una semana: qué mirar y qué automatizar primero

No hace falta un proyecto largo para tener esta foto. En un proyecto de este tipo basta con sentarse con cada responsable de área durante una semana y hacer la misma pregunta en cada proceso clave: si esta persona se fuera mañana, ¿quién sabría seguir haciendo esto?

El resultado de esa semana no es un plan de automatización completo. Es un mapa de dónde está el riesgo real, que sirve para decidir qué automatizar con los pies en el suelo y qué preguntar directamente antes de que sea tarde, en vez de adivinarlo tres meses después con el proceso ya roto. La fila del cierre mensual suele ser la más reveladora: si el cruce entre sistemas ya tardaba antes de la compra, cambiar de dueño no lo va a acortar solo.

Esta auditoría no la debería llevar solo el nuevo dueño, que todavía no conoce el negocio por dentro. Rinde más si se hace junto a las personas del equipo saliente que sí lo conocen, mientras siguen ahí: son ellas las que responden de verdad a “si te fueras mañana, ¿quién sabría seguir haciendo esto?”. Y el mapa que sale de esa semana no debería quedarse en un documento sin dueño: antes del día 100, cada riesgo identificado necesita una persona del nuevo equipo asignada a cerrarlo, aunque el cierre en sí tarde más de 100 días. La foto se toma rápido; resolver lo que esa foto muestra no tiene por qué ser igual de rápido, y forzarlo solo añade otro proceso mal hecho a la lista.

Si acabas de comprar o estás cerrando la compra de una empresa y no sabes por dónde empezar esa auditoría, el diagnóstico exprés es un primer paso en esa dirección: una entrevista corta que da una foto inicial de dónde está el negocio y qué queda por ver antes de decidir nada grande.

Escrito por Álvaro Pescador, co-fundador de Made to Scale.